BAGIAN ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN (BAUK)
BAUK merupakan unsur pelaksana administrasi yang menyelenggarakan pelayanan teknis administrasi umum dan keuangan.
- Bagian Administrasi Umum & Keuaangan (BAUK) dipimpin oleh Kepala, berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Direktur
- Dalam pelaksanaan tugas, Ka. BAUK dibantu oleh beberapa Kasub.
- Kasub bertanggung jawab kepada Ka.BAUK.
- Bagian Administrasi Umum (BAUK) terdiri atas :
- Subbag Keuangan
- Subbag Kepegawaian
- Subbag Umum dan Perlengkapan
Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Administrasi Umum
Melakukan tugas urusan tata usaha, surat menyurat, keuangan, kepegawaian, perlengkapan, rumah tangga, keamanan, kebersihan, transportasi dan umum, hubungan masyarakat, promosi dan publikasi. Dalam menjalankan fungsinya Kepala BAU dibantu oleh Kepala Sub Bagian Sumber Daya Manusia, Kepala Sub Bagian Keuangan, Kepala Sub Bagian Umum dan Kepala Sub Bagian Kerjasama dan Marketing
Tugas Bagian Keuangan
- Bagian Keuangan dipimpin oleh Kepala Sub Bagian (Kasubbag), berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Administrasi Umum.
- Dalam pelaksanaan tugas, Kasubbag dibantu oleh dua orang Staf yaitu:
- Pelaksana Bagian Informasi Umum dan Keuangan
- Staff Keuangan
- Tugas Kepala Sub Bagian Keuangan:
- Pelaksanaan penyusunan dan pembahasan Rencana Kerja Anggaran Tahunan (RKAT), sesuai dengan Rencana Strategik (RENSTRA) Akademi Farmasi Mitra Sehat Mandiri Sidoarjo.
- Mengoreksi kuitansi pembayaran dan operasional Akademi Farmasi Mitra Sehat Mandiri Sidoarjo dan bukti penarikan cek, mengajukan persetujuan pembayaran kepada pejabat yang berwenang.
- Mengoreksi laporan penerimaan dan pengeluaran kas kecil per bulan.
- Membuat laporan SPT (Surat Pemberitahuan) masa (bulanan) untuk PPh (Pajak Penghasilan) yang sudah dibayar.
- Membuat laporan SPT tahunan PPh 21 dan PPh Badan.
- Mengentri kwitansi dan bukti pengeluaran kedalam program akuntansi keuangan/SIMKeu.
- Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran per program Studi per kegiatan.
- Membuat laporan keuangan (Neraca dan rugi laba).
- Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran Akademi Farmasi Mitra Sehat Mandiri Sidoarjo per bulan dan tahunan.
- Mengarsipkan semua kwitansi dan bukti pengeluaran berikut laporannya per bulan.
- Membuat daftar rincian pembayaran honor dosen dan gaji karyawan per bulan.
- Mengecek proposal/anggaran kegiatan yang telah mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang (Ketua Yayasan, Direktur, Wadir I, Wadir II, Wadir III, Sekretaris dan Bendahara).
- Mengecek dan meneliti permintaan pembayaran sesuai RKAT (Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan).
- Memproses ajuan dana dari Prodi/bagian/pihak III.
- Mengumpulkan bahan-bahan yang dibutuhkan dalam rangka penyusunan Rencana Kerja Anggaran Tahunan (RKAT).
- Membuat surat tagihan uang pendidikan
- Mengoreksi rekapitulasi nama-nama mahasiswa yang membayar, kurang bayar, dan belum bayar.
- Mengawasi rekening koran per bulan.
- Menginput data biaya pendidikan/plafon kedalam program SIMKeu (Sistem Informasi Manajemen Keuangan).
- Mengoreksi daftar rekapitulasi pembayaran biaya pendidikan mahasiswa.
- Melaporkan pelaksanaan kegiatan sesuai program kerja secara berkala bulanan, semesteran, dan tahunan kepada Direktur Akademi Farmasi Mitra Sehat Mandiri Sidoarjo.
- Membuat kwitansi penerimaan dan pengeluaran di lingkungan Akademi Farmasi Mitra Sehat Mandiri Sidoarjo.
Tugas Bagian Kepegawaian
- Bagian Kepegawaian dipimpin oleh Kepala Sub Bagian (Kasubbag), berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Administrasi Umum.
- Dalam pelaksanaan tugas, Kasubbag dibantu oleh Satu orang Staf yaitu Pelaksana Urusan Administrasi / Ketatausahaan Kepegawaian
- Tugas Kepala Sub Bagian Kepegawaian:
- Menyusun petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis di bidang kepegawaian dan pengembangan sumberdaya manusia;
- Mengkoordinasi kegiatan penerimaan, pengangkatan, pembinaan, promosi, pemberhentian, dan pemensiunan;
- Mengkoordinasi pelaksanaan sistem evaluasi kinerja
- Merencanakan pengembangan karier, (tugas belajar, diklat teknis, diklat fungsional, dan struktural);
- Menyediakan dukungan teknis pelaksanaan pembinaan dan tindakan penertiban aparatur;
- Memelihara dan mengembangkan sistem informasi kepegawaian;
- Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan administrasi kepegawaian dan pengembangan sumberdaya manusia;
- Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional;
- Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/ Emiritus, ijin dan cuti;
- Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai
- Memproses SK jabatan struktural dan fungsional, surat keputusan mengajar, surat keputusan penetapan jabatan fungsional, dan tugas tambahan dosen
- Memproses pelanggaran disiplin pegawai
- Memproses karpeg, kenaikan gaji, kenaikan pangkat, mutasi, cuti, dan asuransi dosen/karyawan
Tugas Bagian Umum dan Perlengkapan
- Bagian Umum dan Perlengkapan dipimpin oleh Kepala Sub Bagian (KaSubbag), berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Administrasi Umum.
- Dalam pelaksanaan tugas, Kasubbag dibantu oleh satu orang Staf yaitu:
- Pelaksana Urusan Administrasi Perlengkapan Sarana dan Prasarana
Tugas Kepala Sub Bagian Umum dan Perlengkapan:
- Membuat Konsep Surat yang berkaitan dengan ketatausahaan.
- Mengkoordinasikan urusan ketatausahaan, Kebersihan, Keamanan, Transportasi.
- Menyelia kearsipan dilingkungan Akademi Farmasi Mitra Sehat Mandiri Sidoarjo.
- Mempersiapkan lembar usulan kegiatan ke masing-masing unit kerja sebagai bahan penyusunan RKAT (Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan).
- Mendistribusikan pengesahan/persetujuan RKAT kepada pejabat yang berwenang untuk kelancaran pelaksanaan operasionalnya.
- Merencanakan kegiatan pengadaan barang dan ATK (Alat Tulis Kantor).
- Menyiapkan ruang dan peralatan untuk rapat, kuliah dan kantor.
- Mengontrol inventarisasi dan pelaporan barang (ATK) bulanan dan tahunan.
- Mengusulkan bahan habis pakai (ATK) dan Kebutuhan Rumah Tangga kepada Kepala Bagian Administrasi Umum (BAU).
- Mengkoordinir tenaga keamanan, kebersihan dan supir.
- Mengurus administrasi perlengkapan rumah tangga Akademi Farmasi Mitra Sehat Mandiri Sidoarjo.
- Menyusun, merencanakan, melaksanakan perhitungan kebutuhan sarana penunjang.
- Mengkoordinasikan pengadaan dengan petugas panitia pengadaan barang/inventaris.
- Membuat daftar inventarisasi sarana dan daftar Kartu Inventaris Ruangan (KIR).
- Membuat inventarisasi dan laporan barang (inventaris) secara berkala (bulanan, semesteran dan tahunan).
- Membantu pelaksanaan urusan pengawasan dan inventarisasi dokumen pembelian sarana perlengkapan.
- Membuat jadwal pemeliharaan barang inventaris di lingkungan Akademi Farmasi Mitra Sehat Mandiri Sidoarjo.
- Mengontrol pemberian nomor inventarisasi sarana/alat-alat perlengkapan/barang-barang sesuai petunjuk atasan.
- Membuat urusan administrasi pemakaian barang-barang perlengkapan dalam lingkungan Akademi Farmasi Mitra Sehat Mandiri Sidoarjo.
- Mengontrol administrasi kebutuhan-kebutuhan sarana prasarana dan perlengkapan rumah tangga dan mengusulkan pengadaannya kepada atasan.
- Membuat buku pencatatan perlengkapan barang, pencatatan barang habis pakai, pemutakhiran data barang dan tempat penyimpanan barang.
- Melakukan perbaikan kerusakan sarana dan prasarana di lingkungan Akademi Farmasi Mitra Sehat Mandiri Sidoarjo.
- Melayani permintaan penambahan, perbaikan, dan perawatan perangkat-perangkat TI (hardware) yang digunakan oleh pimpinan, karyawan dan mahasiswa.
- Merawat secara berkala untuk semua perangkat TI yang digunakan oleh pimpinan, karyawan dan mahasiswa.
- Menyiapkan sarana TI untuk kegiatan-kegiatan akademik seperti seminar, pelatihan, rapat, wisuda, dan perkuliahan (sebelum perkuliahan dimulai).
- Mengawasi semua perangkat-perangkat TI terhadap informasi baik yang keluar atau masuk dalam hal maintenance.
- Merawat secara berkala untuk perangkat-perangkat komputer yang ada.
- Memperbaiki bilamana ada perangkat komputer yang rusak.
- Mengecek secara rutin setiap perangkat komputer yang digunakan di seluruh ruang-ruang kelas (LCD (Liquid Crystal Display), CPU (Central Processing Unit) & Laptop).
- Memastikan setiap perangkat yang digunakan di ruang dalam kondisi baik dan siap digunakan, ½ jam sebelum jam kerja dimulai.
- Mengajukan pengadaan alat-alat/komponen-komponen yang dibutuhkan untuk perbaikan perangkat keras.
- Memasang dan mensosialisasikan protap pemakaian komputer dan LCD.
- Merencanakan dan pemasangan/perbaikan PABx (Private Automatic Branch eXchange).
- Merawat dan memperbaiki untuk seluruh jaringan yang ada.
- Melaporkan pelaksanaan kegiatan sesuai program kerja secara berkala (bulanan, triwulan, semesteran dan tahunan) kepada Kepala BAU.
- Mengkoordinasikan urusan Mecanical Electric.
- Mendesign dan mencetak KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) secara berkala.
Tugas Pelaksana Urusan Administrasi Perlengkapan Sarana dan Prasarana
- Membuat buku agenda surat masuk dan surat keluar.
- Mengagendakan surat masuk dan surat keluar.
- Mendistribusikan surat masuk sesuai dengan tujuan.
- Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar.
- Menyiapkan lembar disposisi surat masuk.
- Menyiapkan blanko fotocopy.
- Melayani permintaan bon ATK.
- Membuat laporan dan inventarisasi stok barang ATK setiap bulan.
- Membuat rekapitulasi usulan pembelian ATK.
- Mencetak Kartu Tanda Mahasiswa.
- Mengontrol pemakaian listrik, telepon dan PDAM.
- Membuat nota dinas pembiayaan pengadaan barang dan jasa.
- Membuat berita acara penerimaan barang dan jasa.
- Melayani peminjaman barang inventaris sarana dan prasarana yang ada.
- Mencatat dan menginventaris jumlah sarana dan prasarana yang ada.
- Meyiapkan sarana IT untuk perkuliahan.
- Memeriksa secara rutin sarana IT untuk perkuliahan.
- Membuat SPK pengadaan barang/jasa.
Tugas Bagian Kemitraan dan Marketing (K&M)
- Bagian Kemitraan dan Marketing (K&M) dipimpin oleh Kepala Sub Bagian (KaSubbag), berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Administrasi Umum.
- Dalam pelaksanaan tugas, Kasubbag tidak dibantu oleh Staf
Tugas Kepala Sub Bagian Kemitraan dan Marketing (K&M):
- Membuat daftar Kegiatan Kerja Sama Pendidikan PT tingkat Internasional dalam 3 thn terakhir.
- Membuat daftar Kegiatan Kerja Sama Pendidikan PT tingkat Nasional dalam 3 thn terakhir.
- Membuat dan merancang MoU dan MoA 3 thn terakhir.
- Membuat Laporan & Dokumen kerjasama kelembagaan dengan pemerintah.
- Membuat laporan & Dokumen kerjasama kelembagaan dengan pihak swasta.
- Membuat monitoring dan evaluasi kepuasan mitra kerjasama.
- Membuat laporan monev pelaksanaan program mitra kerjasama dan rencana tindak lanjut.
- Membuat formulir monev kerjasama.